02.03.2016

Nápověda pro aplikaci Cestovní-příkazy-online.info

V této nápovědě Vám stručně předvedeme, jak pracovat s aplikací Cestovní-příkazy-online.info. Naučíme Vás vytvářet cestovní příkazy, itineráře služební cesty, zadávat výdajy při služební cestě, pracovat s náhradami za použití soukromého vozidla a nakonec vyúčtovat cestovní příkaz.

Vstup a přihlášení do aplikace

Do aplikace se přihlašte na webové adrese z Vašeho webového prohlížeče: http://aplikace.sluzebni-cesty.info/sluzebnicesty/.

Kliknutím na některé z tlačítek (Zobrazit účet, Upravit profil, Zobrazit seznam) budete výzvání k zadání jména a hesla, které jste si zvolili při registraci.

V této nápovědě jsme pokračovali stiskem tlačítka "Zobrazit seznam", čímž se otevře seznam již vytvořených cestovních příkazů. Vstupujete-li do aplikace prvně, proběhne automaticky naplnění potřebých číselníků, následně budete vyzváni k doplnění profilu organizace a uživatele (toto není nutné).

Takto vypadá seznam cestovních příkazů.

Filosofie práce s cestovním příkazem

Aby bylo komfortní použití aplikace, je nutno pochopit základní filosofii práce. Zpracování cestovního příkazu je složeno z několika kroků. V každém z těchto kroků se provádějí specifické operace.

Jednotlivé kroky

Nový cestovní příkaz

V této první fázi cestovního příkazu se doplní základní údaje služební cesty (účel sc., účastník, typ (zahraniční/tuzemská), cíl služební cesty, místo odjezdu a návratu, data odjezdu a návratu). V jednotlivých polích ve formuláři jsou popisky. Dále je zobrazena plovoucí nápověda s popisem prováděného kroku.

Stav před odjezdem na služební cestu

V tomto kroku zapisujeme všechny údaje, které známe před odjezdem na služební cestu jako jsou:

• firemní prostředky, které si bereme s sebou na služební cestu
• typ dopravy (soukromé, služební vozidlo, mhd...)
  • v případě soukromého vozidla doplnění údajů o vozidle (spotřeba, typ, palivo)
• předpokládaný itinerář služební cesty (průběh - odjezd, návrat, průjezdy přes státní hranice)
• předokládané výdaje
• vydaná záloha finančních prostředků

Stav po návratu ze služební cesty

V tomto kroku se doplní (upraví) údaje zapsané před odjezdem a provede se vyúčtování služební cesty. Doplňuje se zejména:

• v případě použitého soukromého vozidla ujeté kilometry
• můžeme-li doložit cenu paliva, tak tato cena
• provedené platby v rámci služební cesty

Jsou-li údaje doplněné doplněné, je možno provést vyúčtování. Systém automaticky dle údajů v itineráři vypočte vyúčtování.

Základní akce nad formulářem cestovního příkazu jsou v liště akcí. Zde je i příslušné tlačítko pro přepnutí stavu služební cesty:

Ukončená služební cesta

Zde jsou již všechna data doplněna a nelze nic měnit.

Vytvoření nového cestovního příkazu

Nový příkaz založíte stiskem tlačítka "Nový cestovní příkaz" v seznamu cestovních příkazů.

V tomto kroku se doplní základní údaje o služební cestě. Popis jednotlivých polí je doplněn přímo v polích. Termíny dat odjezdu a návratu ze služební cesty jsou pouze orientační, budou upřesněny později v itineráři.

Do dalšího kroku se pokračuje stiskem tlačítka "Uložit a pokračovat".

Stav před odjezdem na služební cestu

Práce s formuářem je nyní rozdělena na tři části, mezi částmi se přepíná kartami v horní části formuláře:

Část Základ

V této části jsou údaje zadané v prvním kroku, plus údaje:

• firemní prostředky, které si bereme s sebou na služební cestu
• typ dopravy (soukromé, služební vozidlo, mhd...)
  • v případě soukromého vozidla doplnění údajů o vozidle (spotřeba, typ, palivo)

V případě použití vozidla místo MHD je možno údaje doplnit buď ručně, nebo výběrem vozidla ze seznamu. Tady se předpokládá doplnění číselníku automobilů (nabídka "Nastavení/Automobily").

Část itinerář

Itinerář je nejdůležitější částí pro pozdějsí výpočet vyúčtování služební cesty. Proto jeho vyplnění věnujte zvýšenou pozornost.

Do itineráře se zapisuje průběh služební cesty se všemi náležitostmi (platby, směny peněz...) ve struktuře:

1. Datum a čas odjezdu
2. Datum a čas přejezdu hranic
3. Datum a čas přejezdu dalších hranic
4. ...
5. Datum a čas přejezdu hranic zpět do ČR
6. Datum a čas návratu

Itinerář založíme stiskem tlačítka "Vytvořit itinerář" pod kartou "Itinerář služební cesty". Aby bylo možné itinerář založit, je nutno mít vyplněnou kartu "Základ". Konkrétní kroky průběhu se zapisují do dialogových oken krok za krokem. Po doplnění itineráře se mohou doplnit platby (výdaje) a směny. V jednotlivých dialogových oknech itineráře jsou nápovědy.

Odjezd

doplňte datum a čas odjezdu, při použití soukromého vozidla počet km (v případě tuzemské služební cesty za celou cestu, v případě zahraniční do následujícího přejezdu hranic).

Přejezd hranice (zahraniční služební cesta)

doplňte datum a čas přejezdu hranice, ze seznamu vyberte stát, do které jste vjeli a počet km v daném státě.

Přejezd další hranice/návrat do ČR (zahraniční služební cesta)

doplňte datum a čas přejezdu další hranice; vyberete-li ČR, můžete zaškrtnou políčko "Konec služební cesty". Pak bude následovat již návrat do cílového místa. Doplňte km.

Návrat

doplňte datum a čas návratu ze služební cesty.

Následně již aplikace informuje o uložení vytvořeného itineráře. Takto vypadá výsledek vytvořeného itineráře podle popsaných kroků:

V itineráři můžeme:

• měnit ujeté km (sloupec "Km")
• zadat, zda bylo k dispozici bezplatné jídlo (sloupce "Snídaně", "Oběd", "Večeře")
• přidat platbu ("Platba" ve sloupci "Akce")
• přidat směnu (pouze u některých variant aplikace - "Směna" ve sloupci "Akce")
• upravit položku ("Upravit" ve sloupci "Akce")
• vložit další krok průběhu cesty ("Vložit" ve sloupci "Akce")

Platba

Vybereme druh platby, stát kde proběhla platba, částku a měnu, případně DPH. Dále datum platby a způsob (hotově se započte do náhrad).

Část účtování

Je-li služební cesta ve stavu před odjezdem, můžeme doplnit datum zálohy a částky a měny, ve kterých byla záloha vyplacena. U některých variant aplikace si můžeme nechat zálohu vypočítat aplikací z údajů z itineráře.

Stav po návratu ze služební cesty

Tlačítkem "Zpracování po návratu" v liště akcí se služební cesta přepne do stavu "Stav po návratu ze služební cesty".

Práce se základním údaji a s itinerářem je shodná jako při stavu Před odjezdem. Liší se karta "Účtování".

Účtování

Zde se liší práce dle zvolené varianty aplikace.

Varianta 1 (výpočet stravného a náhrad)

Tlačítkem "Provést kalkulaci" spustíme výpočet vyúčtování. Výsledek je na pravé straně. Dále na kartě "Itinerář služební cesty" budou doplněny stravné, případně srážky.

Varianta 2 (stravné, náhrady, kalkulace doplatku/přeplatku mzdy)

U této varianty je samotné Účtování rozděleno na karty "Podklady" a "Rozúčtování". Na kartě "Podklady" jsou definovány zálohy (jako u varianty předchozí), na kartě "Rozúčtování" je samotné vyúčtování. Výpočet se spustí stiskem tlačítka "Provést kalkulaci". Na rozdíl od předchozí varianty se vypočítá i případný doplatek nebo přeplatek mzdy. Doplatky v cizích měnách se automaticky přepořítávají na CZK pomocí kurzu ČNB buď k datu vyplacení zálohy nebo k datu odjezdu.

Varianta 3 (stravné, náhrady, kalkulace doplatku/přeplatku mzdy, kalkulace podkladů pro podvojné účetnictví)

Pro použití aplikace v této variantě je nastavit účetní podklady v "Nastavení/Hlavní kniha". Ve zmíněném nastavení se stiskem tlačítka "Doplnit předdefinované položky" doplní výchozí (a povinné) hodnoty účetních podkladů. Jednotlivé položky je možno ručně změnit přímo v tomto nastavení.

!! Nezapomeňte doplnit účty v předdefinovaných položkách výdajů ("Jízdné", "Nocležné", "Nutné vedlejší výdaje"). !!

Výdaje je možno vytvořit pro jednotlivé státy s vlastními účty, měnami a DPH.

Dále je nutné předvyplnit pevné kurzy v "Nastavení/Kurzovní lístek". Je nutno nastavit kurzy pro měny, ve kterých jsou vypláceny zálohy a ve kterých je vypláceno stravné včetně CZK:

Samotné vyúčtování

V této variantě je karta "Účtování" rozdělena na tři karty: "Podklady", "Vyúčtování", "Rozúčtování". Na kartě "Podklady" jsou definovány zálohy (jako u varianty předchozí). Na kartě "Vyúčtování" je tlačítko "Provést kalkulaci", kterým se kalkulace spouští, a rozúčtování na jednotlivé položky a účty. Na kartě "Rozúčtování" jsou položky stravného, kapesného, náhrad za použití soukromého vozidla a doplatek/přeplatek do mzdy.